APRENDIZADO EM GESTÃO
Esperamos que você aproveite esse conteúdo para aprender mais sobre processos e projetos, mas se precisar de ajuda nosso time de Consultores está à disposição.
Uma boa leitura!
Algumas organizações e seus profissionais têm baixa clareza na hora de diferenciar o que é um processo e o que é projeto dentro de sua estrutura.
A dificuldade de diferenciação e definição de limites entre processos e projetos pode ser letal para o bom desempenho de uma organização e, consequentemente, sua produtividade. Além de prejudicar o desenvolvimento das habilidades necessárias para que os profissionais possam gerir e extrair o melhor desses dois componentes de gestão no dia a dia do trabalho.
Então, começaremos entendendo melhor cada um desses dois componentes!
Afinal quais são as definição que existem para projetos e processos?
PROJETO
Para o Project Management Institute (PMI) um projeto é:
“Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”
Uma frase objetiva que faz parecer simples executar um projeto! #SQN
Esforço nessa frase significa TRABALHO! E muito! Toda dedicação de pessoas e recursos com um propósito de trabalho. Na linguagem de projetos, esse esforço no futuro será o escopo das atividades a serem feitas.. “O que será feito?”
Temporário por que possui um PRAZO limite para acontecer! Todo o esforço se move com base no tempo disponível, com data de início e término para acontecer.. “Quando será feito?” (Geralmente para ontem…)
Único é o que diferencia as atividades de projeto das demais atividades de uma organização (processos). Projeto é algo DIFERENTE! Novo ou inovador! Projetos são únicos, feitos sob medida para atender aos REQUISITOS de alguém uma das partes interessadas do projeto.. “Por quê será feito?”
Para realizar esse esforço temporário geração de um resultado único, são executadas atividades exclusivas. Cada atividade prevista, pelo planejamento do projeto, é realizada somente uma vezes, definindo “Como será feito?”
PROCESSOS
Um processo pode ser definido como:
É a ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, entradas e saídas, claramente identificadas. É uma estrutura para ação. (Davenport, 1998).
O “Quando será feito?” de um processo é o que mais o diferencia de um projeto, pois processos são realizados rotineiramente e, de preferência, de forma padronizada para garantir que o produto ou serviço seja gerado no volume ideal para atender à sua demanda.
Sequência lógica pois processo é um conjunto definido de passos para a realização de uma tarefa (Humphrey, 2003). A ordem das atividades deve ser racional, clara, coerente e fazer sentido diante do resultado a ser gerado. Os fluxogramas representam bem essa forma lógica de pensar e estruturar o trabalho.. “Como devo fazer?”
Produzir um bem / serviço é o foco da execução de um processo. É o resultado da execução da sequência lógica das atividades. Processo é qualquer atividade que toma um input (entrada), adiciona valor a ele, e fornece um output (saída) a um cliente específico. (Gonçalves, 2000) “O que devo fazer?”
Possuir e agregar valor é a alma de um processo! Tornar algo mais valioso, de forma padronizada e tendo duração definida de tempo. Os processos são rotinas que se repetem para agregar valor e podem durar 1 hora, 1 dia, ou até mesmo 1 mês, dependendo do tipo de negócio e do nível de descrição do processo. “Por que fazer?”
Então qual é a diferença de projeto e processos?
=>> Um muda a realidade para fazer algo novo (projeto), o outro organiza a rotina para gerar valor (processo);
=>> O processo é repetitivo e gera o mesmo produto várias vezes;
=>> Já o projeto acontece em um período determinado de tempo para gerar um produto em um período de tempo determinado;
=>> Processos são permanentes. Fazem parte da cultura e da rotina;
=>> Projetos são pontuais e podem até melhorar os processos de rotina.
Logo, todas as atividades realizadas que não são PROCESSOS são de PROJETOS! Se não é um, é o outro… e vice, versa…
Conhecer esses conceitos e definições ajuda a entender melhor a natureza do trabalho que fazemos e quais conhecimentos vão ajudar a torna-lo melhor!
Aplicar técnicas da gestão de projetos para torná-los mais impactantes e com o alcance de resultados bem implementados, assim como utilizar ferramentas de melhoria de processos para aumentar sua efetividade e agregação de valor fazem parte desses dois universos.
Muitas vezes são parecidos, andam de mãos dadas, são grandes amigos, mas cada um com seu foco! Ótimos resultados de projetos e processos deve ser o alvo de uma gestão de qualidade. Perseguir os resultados que mudam o mundo e tornam ele melhor!
É nesse mundo de fazer bons projetos e melhorar processos que a Emboé gosta de trabalhar, e é isso que fazemos de melhor. Ficou com dúvidas ou quer falar mais desse assunto? Deixa um comentário aqui! 😉
Gostou de conhecer melhor sobre as diferenças e semelhanças entre processos e projetos? Interessado em transmitir esses pensamentos para sua equipe? Entre em contato com a gente e comece a ter processos e projetos mais efetivos!
Um abraço,
Jéssica Galdino
Green Belt em Lean Seis Sigma e Doutora em Engenharia de Produção
Executiva de Gestão, Finanças e Marketing da Emboé
