APRENDIZADO EM GESTÃO
Esperamos que você aproveite esse conteúdo para melhorar sua gestão por processos, mas se precisar de ajuda nosso time está à disposição. Uma boa leitura!
Muitas empresas querem remover gargalos de seus processos e se tornar mais ágeis, querem reduzir a burocracia e se tornar mais digitais, desejam simplificar seus processos e otimizar sua operação mas por uma série de fatores não conseguem fazer isso.
Alguns dos motivos e causas das empresas para não aperfeiçoar seus processos:
- A correria do dia a dia (falta de tempo);
- Ausência de um espaço para diálogo da gestão dos processos;
- A falta de conhecimento técnico em gestão por processos;
- Falta de uma cultura de melhoria contínua;
- Muita resistência as mudanças;
- Falta de recursos para investir em melhorias;
- Entre diversos outros…
A consequência de não otimizar os processos de trabalho é a perda da eficiência e produtividade no curto prazo, desalinhamento e gargalos em médio prazo, e em longo prazo a individualização do esforço nas atividades e perda de compromisso das pessoas com os processos e o trabalho!
É melhor que a empresa gerencie seus processos antes que eles gerenciem você!
Para ajudar a resolver essa necessidade, incluindo e valorizando as equipes de processos, sanando problemas de comunicação processuais, estimulando a equipe a cooperar e aprender sobre gestão por processos ajudamos as empresas a mapear e otimizar seus processos de negócio e de apoio.
Mas você sabe o que é um processo? Como funciona a gestão por processos? Como a estratégia e os projetos ajudam a aperfeiçoar os processos? Não? Então segue aqui com a gente!
Se existe uma certeza no mundo da gestão de negócios é a de que a Missão das organizações é sempre executada por meio de Projetos ou de Processos, sendo esse segundo o mais comum para grande maioria das organizações.
Seja executando atividades durante a rotina para garantir um resultado constante ao longo do tempo ou desenvolvendo etapas de uma metodologia com início e fim definidos para fazer algum tipo de mudança na realidade da organização, estamos (ou devemos estar) fazendo gestão!
Por isso, é importante saber a diferença entre esses dois esforços organizacionais e como gerenciar cada um da forma mais adequada para alcançar os objetivos do seu negócio ou área.
Em uma postagem anterior aqui no nosso Blog já comentamos sobre as diferenças e semelhanças entre Projetos e Processos e como eles devem ser gerenciados em conjunto (acesse aqui).
Dentro da Gestão por Processos existem muitos pontos que merecem nossa atenção. Sendo Processos…
Um conjunto definido de passos para a realização de uma tarefa. (Humphrey, 2003)
Qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input (entrada), adiciona valor a ele, e fornece um output (saída) a um cliente específico. (Gonçalves, 2000)
Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, entradas e saídas, claramente identificadas. É uma estrutura para ação. (Davenport, 1998)
…é possível entender a necessidade de estar constantemente gerenciando e aperfeiçoando as atividades que são executadas, os recursos que são utilizados e a melhor sequência para realização das atividades de forma a garantir o alcance de resultados cada vez melhores com redução dos custos envolvidos na execução.
Para isso utilizamos uma metodologia que auxilia no processo de reflexão rotineiro e participativo sobre melhorias de processo:
Esse ciclo de mapeamento e melhoria de processos garante que cada processo da Cadeia de Valor da organização seja compreendido por todos e consolidado em uma visão única do processo, na forma como ele é executado hoje (AS IS), por meio da ferramenta de Fluxograma (ou outra ferramenta de visualização de processos, como o VSM).
Posteriormente essa visão do processo deve ser avaliada de forma participativa pela equipe e pela liderança de forma a identificar oportunidades de melhoria (OM’s) para otimização do processo e alcance de melhores resultados.
Um segredo da nossa metodologia que vou compartilhar com vocês aqui é a forma como classificamos as OM’s identificadas em 4 Tipos de Melhoria:
Essas classificações de tipo de melhoria nos auxiliam de diversas formas, além de auxiliar na identificação de melhorias pensando “O que podemos melhorar nesse fluxo de processos para tornar as condições de trabalho da equipe mais adequada?”, também conseguimos perceber com facilidade ao final do levantamento de melhorias quais os aspectos que mais influenciam o desempenho de cada processo, “Esse processo é mais impactado pelo excesso de atividades desnecessárias ou pela falta de aporte tecnológico adequado?”.
Entender os tipos de melhoria mais frequentes ajuda a definir direcionadores para melhoria de cada processo e, para isso, você pode usar nossa classificação ou também outras classificações para as OM’s, como por exemplo os 8 desperdícios do Lean (veja mais sobre isso aqui).
A metodologia parece simples, mas é extremamente poderosa para facilitar a identificação e cooperação para solução de problemas nos processos!
Estando o fluxo AS IS e as OM’s validados, são desenhados fluxos de como os processos deverão ser executados no futuro (TO BE), após a implantação das melhorias selecionadas. Com essa visão TO BE de cada fluxo validada, a equipe pode planejar e executar a implantação das melhorias, por meio de planos de ação ou até projetos de melhoria, tendo como objetivo alcançar esse estado futuro desenhado e pactuado de forma participativa por todos.
Mas é importante ressaltar alguns outros pontos sobre a Gestão por Processos:
Para uma organização trabalhar realmente por processos, realizar o mapeamento e melhoria não é o suficiente, é preciso também quebrar os paradigmas funcionais, propondo uma visão interfuncional de como os processos ponta-a-ponta poderiam ser mais bem geridos, visando eliminar os desperdícios e garantir o engajamento de todos no alcance de resultados que vão além de suas áreas funcionais.
Para realizar a Gestão por Processos, devemos pensar à nível da hierarquia de processos e não do organograma:
Devem ser respeitados também alguns requisitos para que a Gestão por Processos posse ser bem sucedida em uma organização:
É importante destacar também que não é possível gerenciar processos sem a participação e envolvimento das pessoas que executam e lideram os processos, são essas pessoas que mais facilmente irão identificar os gargalos a serem removidos, questionar as burocracias que existem, entender qual a melhor forma de executar o seu trabalho e pensar em ideias para simplificar a forma como as coisas são feitas.
Por isso, não conseguimos falar sobre melhoria de processos sem falar sobre as responsabilidades que cada ator irá ter sobre o ciclo de melhoria que está sendo executado. Você já parou para pensar quais são suas responsabilidades dentro da melhoria contínua de processos?
Mais importante do que seguir uma ou outra metodologia de melhoria processos é gerenciar e melhorar seus processos de forma constante, pensar novas formas de fazer, entender o que agrega valor e o que é desperdício (veja mais sobre isso aqui), envolver as pessoas na melhoria do seu trabalho diário e enxergar além das barreiras funcionais.
Se você vai usar a metodologia que sugerimos ou o Kaizen, se vai começar a melhorar os processos de apoio ou os de negócio, se vai mapear utilizando BPMN, SIPOC, Fluxograma ou VSM, se o foco das melhorias será na eliminação de atividades, na implantação de novas tecnologias ou na melhoria das condições de trabalho da equipe, isso tudo são detalhes, o mais importante é você começar!
O que você consegue melhorar nos seus processos de trabalho hoje ainda?
Saiba que, gerenciando seus processos com mais atenção e foco em melhoria você só tem a ganhar! Como benefícios da gestão por processos, podemos destacar:
1.
A melhoria do trabalho para equipe
2.
A geração de senso de responsabilidade
3.
A cooperação na solução de problemas
4.
A socialização do conhecimento
5.
A descoberta de novas formas de gerar resultados
Ainda está na dúvida de como mapear e otimizar os processos da sua empresa?
A Emboé tem experiência com esse apoio gerencial, tendo realizado mais de 13 projetos de mapeamento e melhoria de processos para empresas públicas e privadas de diversos portes e segmentos.
Além desses projetos feitos pela a Emboé, nossos consultores já atuaram em diversos outros projetos de melhoria de processos para as maiores empresas privadas do país, com resultados concretos na otimização da performance processual.
Nossa abordagem inclui a capacitação dos envolvidos em gestão por processos e diversas ações de gestão da mudança para diminuir a resistência das pessoas e ir aumentando a produtividade ao longo do tempo. São diversos recursos tecnológicos e gerenciais utilizados nessa solução para tornar esse caminho mais leve e prazeroso.
Internamente na Emboé usamos a gestão por processos para definir nossa estrutura organizacional, racionalizar a divisão das atividades, guiar nossa rede de trabalho, orientar a melhoria contínua e muito mais.
Somos fãs da gestão por processos, acreditamos e vivemos isso!
Gostou dessas dicas de como melhorar seu processos? Interessado em transmitir esses pensamentos para sua equipe? Entre em contato com a gente (aqui) ou através do nosso e-mail contato@emboe.com.br e comece a alcançar outros patamares de resultado o quanto antes!
Muito sucesso para você,
Jéssica Galdino
Green Belt em Lean Seis Sigma e Doutora em Engenharia de Produção
Executiva de Gestão, Finanças e Marketing da Emboé
