APRENDIZADO EM GESTÃO
Esperamos que você aproveite esse conteúdo para melhorar o monitoramento dos seus indicadores através da aplicação de ações práticas. Uma boa leitura!
Apesar da importância do monitoramento de indicadores para a gestão de projetos, de planos, de processos, para a tomada de decisão estratégica e apresentação de resultados, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades de utilização prática de indicadores no seu gerenciamento!
A palavra “indicador” se origina do termo em latim “indicare” que significa:
“Apontar, indicar, tornar patente, revelar, propor, sugerir, expor, mencionar, aconselhar e lembrar”
Os indicadores são instrumentos essenciais para o monitoramento e controle de resultados, pois nos auxiliam na medição do atingimento de metas e objetivos desejados e identificação de pontos onde é preciso fazer alguma correção de rota.
Porém, a diversidade de indicadores possíveis e as formas de aplicação vem tornando tanto seu planejamento, quanto seu monitoramento e controle cada vez mais desafiadores, exigindo um aumento na maturidade de gestão e na capacidade de processamento e tomada de decisão.
Os indicadores podem ser utilizados para verificar:
A. O tempo que demoramos para executar um processo;
B. A quantidade de atividades atrasadas em um projeto;
C. O quanto de lucro ou prejuízo a empresa está gerando;
D. A quantidade de seguidores que temos nas redes sociais;
E. Quantas ações do nosso plano estratégico já foram executadas;
F. Quantos clientes compraram o nosso último lançamento, entre outros…
Indicadores também podem ser classificados em função do seu foco de medição, indicadores de esforço são essenciais para entender se estamos fazendo o que é necessário, mas são os indicadores de impacto que irão nos dizer se o que fizemos gerou resultados e mudanças duradouras no nosso desempenho:
As fontes de dados também estão cada vez mais diversas!
O desenvolvimento de sistemas automatizados e o crescimento de banco de dados gratuitos e pagos na “Era digital” também aumentam a complexidade do monitoramento de indicadores, sendo cada vez mais indispensável trabalhar com dados de alta qualidade e sem erros, que sejam registrados de forma ágil e em tempo real e disponíveis para extração e manipulação.
Dados de difícil coleta e tratamento tendem a gerar indicadores pouco úteis para gestão no dia a dia, isso quando conseguem ser utilizados! Um artigo recente publicado pela Harvard Business Review (Your Data Initiatives Can’t Just Be for Data Scientists, 2022) indicou 5 etapas para o uso adequado de dados pelas pessoas:
Segundo o pesquisador do artigo Thomas C. Redman:
“Em cada etapa, pessoas comuns têm um papel crítico a desempenhar – como colaboradores, clientes e criadores dos dados usados – e há sérias consequências por não incluí-los. Fazer cada passo bem depende de pessoas comuns.”
Todas essas possibilidades de fontes de dados, foco e usos para os indicadores, geram novos gargalos de acesso e uso de indicadores por organizações de diversos setores, reduzindo a assertividade das iniciativas e decisões.
Listamos à seguir 5 Desafios e soluções para a medição de indicadores em organizações que desejam utilizar fatos e dados para tomada de decisão:
1.
Baixo conhecimento para monitoramento:
A ausência de conhecimentos técnicos sobre gestão pode gerar barreiras para o surgimento de uma cultura voltada ao monitoramento em qualquer organização. A importância dos indicadores para tomada de decisão precisa estar clara para todos.
Capacitar a equipe, em diversos níveis hierárquicos, sobre os indicadores e metas definidas para o organização e como medi-los, gera engajamento e um entendimento mais amplo sobre a gestão do negócio.
Além disso, uma equipe treinada em métodos para análise de dados consegue utilizar indicadores na gestão da sua rotina do dia a dia, podendo contar com o apoio de parcerias para acessar dados de melhor qualidade, como por exemplo o acesso à bancos de dados gratuitos ou dados de fornecedores e clientes.
2.
Rotatividade da equipe:
Um dos principais danos causados pela elevada rotatividade da equipe é a perda dos conhecimentos e habilidades desenvolvidas.
A entrada de um novo membro na equipe pode dificultar a coleta de dados para algum indicador, gerar erros ou duplicidade nos dados coletados ou até gerar um perda do histórico de dados, o que prejudica o monitoramento ágil.
É preciso atenção para não perder informações relevantes nesse momentos de mudança de pessoal. A valorização e engajamento das pessoas, o registro das informações geradas pela equipe em servidores e sistemas da organização e a capacitação sobre métodos e processos essenciais ao monitoramento, podem ajudar a reduzir os riscos causados pela rotatividade de pessoal.
3.
Mudanças de gestão:
Mudanças de gestão são geralmente acompanhadas de mudanças nos objetivos estabelecidos para as equipes, o que afeta diretamente o monitoramento de indicadores.
A troca frequente nos indicadores que serão acompanhados torna o monitoramento mais lento e confuso, é preciso gerar estabilidade. A criação e comunicação de políticas, procedimentos, regras, códigos e outros materiais que formalizem os objetivos de médio e longo prazo e como eles serão medidos, gera mais segurança em caso de mudanças constantes na gestão da organização.
Para garantir que os indicadores relevantes serão monitorados ao longo do tempo, estabeleça projetos de longo prazo com consultorias, assessorias e auditorias, ou até estabeleça um conselho de gestores, isso pode gerar constância no monitoramento para equipes poucos maduras.
4.
Centralização de informações:
É comum existir restrições para acesso à dados pelas diferentes equipes nas organizações mais tradicionais.
Porém, o cruzamento de dados para calculo de indicadores complexos gera uma visão mais completa da realidade, aumentando a assertividade das tomadas de decisão. Por isso, a compartilhamento de dados e a disponibilização de relatórios entre as equipes deve ser encorajado.
Os dados históricos de desempenho de processos e projetos, presentes em diferentes sistemas, devem ser centralizados e compartilhados de forma automatizada, o acesso deve ser amigável e permitir a manipulação e análise e não deve haver muitas informações secretas.
A disponibilização de vídeos, manuais, guias, passo a passo e materiais gráficos explicativos sobre como fazer monitoramento também facilitam o compartilhamento de conhecimento e aceleram o processo de aprendizado.
5.
Complexidade no levantamento de dados:
O coleta e análise dos dados para indicadores são as etapas mais complexas do monitoramento!
Dados coletados de forma manual apresentam um índice de erro elevado. Processos que envolvem uma equipe muito grande também são difíceis de medir com precisão, mesmo quando sistemas de gestão (ERPs) são utilizados, a qualidade dos dados ainda pode ser baixa.
Mesmo processos e projetos que são altamente digitalizados e com baixo índice de erros podem gerar um excesso de dados difícil de ser agregado. A equipe pode ser perder, ficando complexo saber o que é necessário medir para tomada de decisão e qual informação não é verdadeiramente relevante. E ainda que os dados essenciais tenham sido coletados e analisados, a dificuldade de acesso ao resultados dos indicadores irá ainda desacelerar a tomada de decisão.
A disponibilização das condições necessárias para o acompanhamento dos indicadores, como por exemplo pessoas capacitadas, sistemas com dados integrados, inteligência artificial, gestão à vista automatizado, etc. tornam o monitoramento mais ágil e participativo.
É importante lembrar que os desafios e soluções indicados auxiliam nas etapas de monitoramento e controle, cabendo à etapa anterior de planejamento a definição de indicadores e metas coerentes com a realidade, inteligentes e abrangentes na medida certa! Mas esse papo de indicadores SMART fica para outra hora…
Comente na publicação o que você achou dessas dicas, quais são suas maiores dificuldades no monitoramento e o que mais você deseja saber sobre o tema de Indicadores. Caso precise de ajuda para melhorar o uso de indicadores na sua organização, mande uma mensagem aqui!
Todo sucesso no monitoramento 😉
Jéssica Galdino
Green Belt em Lean Seis Sigma e Doutora em Engenharia de Produção
Executiva e Consultora da Emboé
