APRENDIZADO EM GESTÃO

Esperamos que esse conteúdo ajude você a entender melhor a execução dos processos por meio da observação do local de trabalho e aplicação de perguntas valiosas. Uma boa leitura!

Já conversamos em outras oportunidades sobre o Pensamento Lean (leia mais aqui!) e como essa forma de pensar nos ajuda a fazer cada vez mais com menos, a identificar desperdícios com mais facilidade e usar da melhor forma possível a sabedoria das pessoas.

Mas para que esses benefícios possam ser alcançados precisamos conhecer os processos de verdade!

É muito mais difícil entender como um processo acontece realmente sem observá-lo, à distância todo processo pode dar à falsa sensação de que nada pode ser feito para melhorar, mas absolutamente TODO E QUALQUER processo é passível de melhoria.

Para entendermos como funciona o Fluxo de Valor em um negócio e como ele pode ser melhorado, será importante acompanhar a sua execução. Por isso, dentro do Lean, o conceito de GEMBA é tão importante! E ele está associado à outros conceitos dentro dessa Filosofia:

“GEMBA” é um termo em Japonês que significa “Local real onde o problema ocorreu” ou de uma forma mais ampla “Local onde as coisas acontecem“.

É basicamente o local onde o trabalho do processo é executado, podendo ser:

• Um chão de fábrica;
• Um escritório de advocacia;
• O salão de um restaurante;
• A recepção de um hospital;
• A sala de aula de um professor, entre outros.

O local onde o processo acontece pode variar muito dependendo do processo que queremos observar, todos eles são um Gemba para algum processo! Como diria o Taiichi-Ohno, engenheiro chefe responsável pelo desenvolvimento do Lean:

“Temos pessoas demais atualmente que não entendem o local de trabalho. Elas têm uma espécie de véu sobre seus olhos. Elas refletem muito, mas não enxergam. Insisto que vocês façam um esforço especial para ver o que está acontecendo no local de trabalho (Gemba). Os fatos estão lá. E a verdade está oculta nos fatos. Nosso trabalho é compreender a verdade”

Então, para o Lean, se torna muito importante observar como o processo funciona para buscar a verdade dos fatos, e essa rotina de observação muda a forma como entendemos o processo e as pessoas envolvidas nele…

…é preciso alcançar a verdade, ganhando sabedoria, respeitando as pessoas e fazendo as coisas melhor!

Outras ideias de gestão corroboram com a importância de ir ao Gemba, como por exemplo o conceito de “Management by Walking Around” (Gestão pelo caminhar) criado por Peters e Waterman. Os autores idealizam como seria um gestor que tem foco no chão de fábrica:

Esse perfil de gestor se torna cada vez mais necessário nas organizações!

Ter uma liderança que está em contato com “lugares” (Gemba), “coisas” (Genbutsu) e “situações” (Genjitsu) reais, se tornou um diferencial competitivo, pois só uma experiência com a realidade dos fatos observados pode tornar um gestor capaz de tomar decisões certas! Segundo a Filosofia da Mercedes-Benz:

 “Não basta ver, tem que enxergar”

Para te ajudar a exercitar seu perfil de “Gestor Gemba”, sugerimos que você faça com frequência (diariamente, semanalmente ou quinzenalmente) uma visita ao local onde as coisas acontecem, mas não é um visita qualquer.

Realizar uma visita ao Gemba requer uma preparação prévia, que você pode fazer seguindo esses passos:

Agora que você já se planejou, é preciso fazer as perguntas certas ao longo da sua ida ao Gemba. Separamos 10 perguntas que vão  tornar sua ida ao Gemba mais proveitosa e focada:

Não esqueça de registrar todas as informações importantes que foram coletadas, dando preferência à fotos e vídeos!

Antes de continuar, temos um bônus especial!

Elaboramos uma Ferramenta de Gemba Walk para que você possa fazer sua observação, registrar as descobertas e pensar em melhorias! Clique AQUI para acessar e fazer o download.

Para que você possa fazer sua ida ao Gemba ser verdadeiramente produtiva e respeitosa com as pessoas que executam o processo, alguns princípios básicos devem orientar o seu caminhar:

1. 

Observe o processo local e pessoalmente: Não delegue a sua ida ao Gemba e nem tente entender como os processo funcionam com base em sistemas informatizados, somente tendo um contato real com o processo você terá as melhoras ideias;

 2.

Trabalhe em equipe com as pessoas que executam o processo: Estando no local onde o processo ocorre, tente se aproximar e dê atenção às pessoas que o executam, nelas você encontrará os fatos, a verdade e a sabedoria necessárias para solucionar os problemas.

3.

Não culpabilize as pessoas: Falhas na execução de um processo são consequência de processos mal pensados e sem dispositivos à prova de erros. Nossas mentes falham, isso é um fato! Não adianta culpar as pessoas por erros que o próprio processo não ajuda a evitar, cabe à todos buscar de forma participativa as melhores soluções para que os erros não aconteçam mais.

4.

Não realize as melhorias de forma imediata: Por mais que uma melhoria seja extremamente necessária, ela gera uma mudança no processo, e essa mudança precisa ser alinhada e bem comunicada. Então, antes de aplicar melhorias com base na observação do Gemba, registre os problemas (de preferência por foto ou vídeo), liste as possíveis melhorias e alinhe a melhor forma de implanta-las com participação das lideranças e da equipe executora.

Todos esses conceitos, etapas de preparação, perguntas e principios só serão poderosos se você for até ao Gemba e aplicar tudo isso, colocando na prática e experimentando!

Essa vivência de ir ao Gemba e gerar resultados com a sua aplicação irá gerar uma série de aprendizados e adaptações para a sua realidade!

Aqui na Emboé estamos sempre observando nossos processos com atenção e buscando as melhores ideias para torna-los mais eficientes! Esperamos que essas dicas te ajudem a observar seu ambiente de trabalho de uma forma nova e que os fatos e sabedorias necessárias surjam nesse caminhar.

Se precisar de alguma ajuda para colocar essas ideias em prática e capacitar sua equipe, fala com a gente aqui ou deixe um comentário.

Um abraço e muitas idas ao Gemba para você,

Jéssica Galdino

Green Belt em Lean Seis Sigma e Doutora em Engenharia de Produção
Executiva e Consultora da Emboé