APRENDIZADO EM GESTÃO
Esperamos que você goste do conteúdo voltado para desenvolver a sua capacidade de entender o funcionamento de um processo. Uma boa leitura!
No dia a dia do trabalho realizamos várias atividades que fazem parte de algo maior dentro de uma organização, podendo muitas vezes essa atividade estar relacionada a execução de um processo organizacional.
O que percebemos é que muitas vezes não está claro qual é o funcionamento de cada processo e isso trás muitas dúvidas no momento de planejar, executar e gerenciar as suas atividades, como:
É para sanar essas dúvidas e ajudar a entender o funcionamento do processo que usamos o CANVAS de Processos!
Antes de apresentar o CANVAS de Processos precisamos falar o que é um processo e para que ele serve! Não iremos aprofundar aqui todos os conceitos da gestão por processos. Temos um post aqui no Blog da Emboé sobre isso. Clique aqui e confira!
Segundo Michael Hammer no livro, “Reengenharia: revolucionando a empresa”, processo é:
“Um grupo de atividades realizadas numa SEQUÊNCIA LÓGICA com o objetivo de PRODUZIR UM BEM OU SERVIÇO que tem VALOR para um grupo específico de clientes”
Processo está relacionado a rotina, sendo repetível, tendo duração de tempo definida, podendo ser executado por uma ou mais pessoas e representado de forma visual através de um fluxograma, entre várias outras características. Acreditamos que um processo pode, e deve, ser mapeado de forma padronizada, compartilhando o seu conhecimento dentro da organização, elevando assim o seu desempenho.
“Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo. Não existe um produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo organizacional”. (Gonçalves, 2000)
Para realizar o mapeamento de um processo e entender como ele funciona, o mais comum é realizar entrevistas com os executores do processo, ou oficinas participativas buscando entender com quem faz o processo acontecer: qual o funcionamento atual do processo?
Para co-criar esse momento com os executores e equipes envolvidas nos processos de forma participativa, prática e dinâmica, foi desenvolvido o CANVAS de Processos (Processes Analysis Model Canvas PAMC ou Análise de Processos Modelo Canvas).
Esse modelo foi desenvolvido com base no “Business Model Canvas” (Osterwalder, 2011), que é voltado para a apresentação de novos modelos de negócio. O CANVAS de processos ajuda a responder à perguntas básicas para o mapeamento com base em outras abordagens como a da ferramenta SIPOC, Diagrama de interfaces de processos (DEIP), entre outras. As informações coletadas no mapeamento são importantes, porém a base para a discussão entre os envolvidos e o espaço para sintetizar e compartilhar o conhecimento é a grande vantagem de se usar esse modelo.
Então vamos conhecer o CANVAS de processos!
Ele é composto de 11 blocos no total, cada um representando uma dimensão do processo que está sendo mapeado. Para começar o CANVAS precisamos definir qual processo será mapeado.
Tendo isso claro, podemos começar o mapeamento usando o CANVAS.
1.
Como ponto de partida buscamos entender o POR QUE executamos o processo. Qual é o seu PROPÓSITO.
Qual a sua finalidade, objetivo e missão que guia e orienta toda a sua execução.
2.
Depois precisamos entender de forma sucinta QUAIS são seus insumos (inputs) necessários à execução, e quem irá fornecer esses insumos. Quais são seus FORNECEDORES E ENTRADAS.
Que recursos precisamos para executar esse processo em termos de materiais, financeiros e demais recursos. Além de nomear quem são os fornecedores desses insumos.
3.
Toda essa agregação de valor e beneficiamento de recursos e informações precisa gerar alguma coisa. Buscamos entender QUAIS são os produtos (outputs) gerados e para quem ele serve. Entendendo assim os CLIENTES E SAÍDAS do processo.
É importante nomear quem são os clientes, podendo ser áreas internas da própria empresa ou grupo de clientes específicos. Assim como o que é gerado em termos de resultado, produto ou serviço.
4.
Agora que está ficando mais claro, precisamos definir O QUE é o resultado esperado ao realizar esse processo. Definindo assim qual o SUCESSO ao executar esse conjunto de atividades.
O que esperamos que aconteça, qual o benefício alcançado e de que forma, com quais características de desempenho (velocidade, qualidade, etc…)
5.
Para realizar o processo precisamos levar em consideração QUAIS procedimentos e diretrizes estão correlacionados a sua execução. Entendendo assim suas REGRAS.
Podem ser manuais, guias orientadores, políticas, códigos, leis, normas técnicas, ou qualquer outro tipo de informação que traga definições.
6.
Quando mapeamos processos precisamos sabem QUEM está envolvido em sua execução. Precisamos definir então quem são as PESSOAS envolvidas.
Podem ser áreas ou setores de uma ou mais empresas, se for uma única equipe podem ser nominadas as pessoas envolvidas. A ideia é deixar claro quem está envolvido na execução desse processo.
7.
Qualquer processo precisa saber COMO será executado e gerenciado em termos de sistemas. É preciso mapear quais as TECNOLOGIAS envolvidas.
Todos os sistemas, softwares, plataformas de dados, apps, etc, que ajudam e dão suporte ao processo precisam aparecer aqui.
8.
Em qualquer processo muitos problemas podem atrapalhar ou impedir a boa execução daquilo que era esperado. Buscamos entender QUAIS são os principais RISCOS envolvidos na execução do processo.
Identificamos aqui os gargalos que mais ocorrem ou com maior probabilidade de ocorrência. A intenção aqui não é fazer a gestão do risco, mas sim identifica-lo.
9.
Por fim, mas não menos importante, precisamos entender COMO iremos medir os resultados e o desempenho do processo mapeado. Assim buscamos saber quais são os INDICADORES de esforço e de resultado do processo.
10.
Depois disso, é importante entender COMO a execução do processo precisa ser feita. Quais são as principais atividades relacionadas ao fluxo da operação. Qual é o FLUXO DA OPERAÇÃO.
Aqui não é para elaborar um fluxograma, e sim para identificar de forma macro as atividades executadas. As atividades podem ser separadas em fases do processo, ou agrupadas para melhor representar a realidade.
11.
Durante a execução do processo diversas dados e recursos são gerados e movimentados. Buscamos saber O QUE é gerado ao longo do processo de FLUXO DE MATERIAIS E INFORMAÇÕES.
São documentos gerados, relatórios que servem de base para análise, equipamentos que são movidos, entre outros.
Veja um exemplo de CANVA preenchido para o processo de Monitoramento Financeiro:
Esse entendimento e mapeamento das diversas informações relacionadas ao processo não precisa agregar TODAS as informações em um primeiro momento, ao longo do mapeamento irão surgir novos dados que devem ser atualizados no CANVAS.
A utilização do CANVAS do processo é uma etapa inicial de mapeamento, não impedindo o seu desenho em formato de fluxograma, porém, quando vamos desenhar o fluxo sabendo todas essas informações fica muito mais fácil compreender as fronteiras do processo e toda essa dimensão de contexto.
Mesmo assim, podem surgir muitas dúvidas e falta de conhecimento para preencher determinados campos do CANVAS. Isso é um sinal que precisamos envolver outras pessoas que possuem essas informações e aproveitar para compartilhar isso com a equipe envolvida.
É muito comum, ao longo do entendimento do processo, que as pessoas comecem a identificar oportunidades de melhoria dos campos que estão sendo discutidos. para isso, podem ser utilizados post its de cores diferenciadas para sinalizar essas melhorias. Essas sinalizações, dentro da metodologia de mapeamento e melhoria de processos, podem ser utilizadas na identificação de oportunidades de melhorias a serem discutidas nas etapas seguintes.
Esperamos que esse conteúdo tenha feito sentido para você! Que ele te ajude a entender o funcionamento de um processo organizacional de forma prática com o CANVAS.
Aqui na Emboé somos fãs de vários modelos de CANVAS, inclusive o de processos!
Usamos essa ferramenta como uma dinâmica de quebra gelo com os executores do processo, já aproveitando para entender melhor todas essas dimensões e já perceber algumas oportunidades de melhorias 😉
Já aplicamos o CANVAS para mapear diversos tipos de processos das empresas, sejam eles de apoio (financeiro, pessoas, logística, TI, etc..) ou finalísticos, e tivemos ótimos resultados.
O compartilhamento de informações entre os envolvidos, a visualização em uma imagem única, o espaço para debate e a criação de uma base comum para a comunicação processual são os principais benefícios citados pelos clientes que usaram o CANVAS.
Ficou com alguma dúvida? Comenta aqui, mande uma mensagem ou converse com a gente pelas redes sociais da Emboé!
Um abraço,
Bernardo Mudjalieb
Sócio e Consultor da Emboé
